Ecosysteem

Bepaal wie je als deelnemers aan de workshop zal uitnodigen. Zorg voor een diverse samenstelling uit alle afdelingen van de organisatie. Selecteer hiervoor minimum 6 tot maximum 20 collega’s. Zorg dat er minstens een persoon uit het hoger kader aanwezig is die op het einde de uitkomst kan meenemen naar het managementteam (niet de workshop facilitator).

Nodig de deelnemers persoonlijk uit, bij voorkeur in een gesprek en niet via mail en beschrijf het doel van de workshop. Stel verwachtingen op voor je workshop en communiceer deze duidelijk.

Bedenk eventueel een incentive voor deelname aan de workshop.

Bereid de ruimte voor (of een andere locatie die je kiest voor jouw workshop) en maak een lijst zodat je geen essentieel materiaal vergeet (sjablonen, plakbriefjes, pennen, etc.).

Stel faciliterende richtlijnen op om een veilige ruimte te creëren en laat de deelnemers met elkaar kennis maken. Gebruik eventueel een “ice breaker” oefening om de toon te zetten.

Hiervoor kan je de doelstelling, de succesvoorwaarden en de uitkomst zoals hierboven beschreven gebruiken.

Timing: 15 min. (excl. ice-breaker oefening).

Begin jouw workshop met een welkomstwoord, waarin je het doel en de agenda van de workshop beschrijft, en doe een introductierondje.

Na een eventuele warming-up verdeel je de deelnemers in subgroepen van 3-5 personen en geef je duidelijke instructies over wat ze moeten doen in de volgende stap. Geef die uitleg echter stap voor stap en niet voor alle volgende stappen in één keer.

Timing: 20 min.

Schrijf individueel zo veel mogelijk stakeholders op plakbriefjes. Dit kunnen namen van klanten, leveranciers of collega’s zijn maar ook afdelingen zoals marketing, sales, productie of rollen zoals manager, productieleider, vertegenwoordigen enz. Gebruik hierbij gekleurde plakbriefjes (bijvoorbeeld groen = intern, roze = klanten en oranje voor externe partners. Spreek de kleurcodes duidelijk af zodat elke groep op dezelfde werkwijze volgt.)

-> 5 min.

Presenteer in groep aan elkaar welke stakeholders je hebt opgeschreven en voeg deze samen. Er zullen waarschijnlijk dubbele voorkomen maar dat is niet erg. Verwijder gewoon de dubbele plakbriefjes.

-> 5 min.

Ga nu samen in het groepje na of je niemand vergeten bent. Gebruik hierbij volgende richtvragen.

-> 10 min.

Intern:

o Wie heeft er rechtsreeks contact met de klanten?

o Wie trekt nieuwe klanten aan?

o Welke interacties zijn er allemaal met de klanten en wie is hierbij betrokken, ook achter de schermen?

o Wie neemt er allemaal beslissingen die een impact hebben op de klanten?

o Wie heeft impact op, en wie ondervindt impact van de digitale transformatie?

Klanten:

o Wie gebruikt jouw producten of dienstverlening?

o Wie betaalt hiervoor?

o Wat zijn de verschillend klantsegmenten? Denk aan demografische en geografische verschillen.

o Maar ook aan verschillen in gedrag, wensen, noden en de waarde die klanten aan jouw product geven.

Extern:

o Wie zijn jouw leveranciers?

o Wie vertegenwoordigt de firma of verzorgt de marketing?

o Wie zijn de concurrenten?

o Wat zijn de organisaties waar jouw klanten naar opkijken en verwachten dat jij iets gelijkaardigs doet of levert?

o Wie is verantwoordelijk voor standaarden en wetgeving?

Timing: 10 min.

Breng nu per groep de plakbriefjes samen op een whiteboard, groot vel papier of op een digitaal werkblad. Hang de briefjes samen volgens kleurcode.

Selecteer briefjes en groepeer tot clusters die volgens jullie samen horen. Hierbij kan je te gedetailleerde of alles omvattende stakeholders wegfilteren.

Timing: 15 min.

Nu je clusters gevormd hebt kan je gaan nadenken over namen of “labels” voor deze clusters. Maak samen met jouw teamgenoten in het kleine groepje deze labels door ze op nieuwe (en een andere kleur) plakbriefjes te schrijven.

Bespreek jullie labels en vul nu eventueel aan met deze:

o Primaire gebruiker

o Eerstelijns medewerkers met direct klantencontact

o Werknemers

o Regelgevers of toezichthouders

o Leveranciers

o Concurrentie

o Beslissers

o Leidinggevende

Voeg nu de labels toe op het whiteboard.

Timing: 25 min.

Gebruik een of meer van de volgende “activiteiten” om meer inzicht te verwerven in het ecosysteem van uw organisatie. Deze stap voer je samen met jouw teamgenoten uit.

Wat zijn de relaties?

Nu je jouw ecosysteem in kaart hebt gebracht, ga je na welke relaties er bestaan. Hoe ziet de stroom van geld, goederen/diensten en informatie eruit?

Teken pijlen om het ecosysteem te illustreren.

Wie is belangrijk?

Denk na over de machtsdynamiek in jouw ecosysteem. Wie heeft macht over wie, in het bijzonder in functie van digitale transformatie?

Teken kroontjes om de beïnvloeders van je ecosysteem te illustreren.

Wie ben je vergeten?

Denk eens na over de manier waarop jouw organisatie werkt. Aan wie denkt jouw organisatie het meest en wie wordt buiten beschouwing gelaten?

Zet groene, gele en rode stippen op de plakbriefjes voor stakeholders of clusters waar altijd wordt over gepraat (groen), soms over wordt gepraat (geel) of zelden over wordt gepraat (rood).

Waar liggen er kansen?

Bedenk waar in het ecosysteem de grootste kansen voor verbetering of innovatie liggen om het proces van digitale transformatie vlotter te laten verlopen.

Markeer deze plaatsten door te omcirkelen met een zwarte stift.

Timing: 10 min.

Overleg met jouw teamgenoten hoe en wie het resultaat van jullie werk wil voorstellen aan de grote groep.

Pitch per groepje.

Timing: 20 à 30 min.

Pas nadat elk groepje de kans kreeg om hun ecosysteem toe te lichten ga je over tot vraag en feedback. Zo voorkom je dat het eerste groepje veel kan uitleggen of veel vragen krijgt en de volgende groepjes steeds minder inbreng hebben omdat er veel overlap in de ecosystemen van verschillende groepjes zal zitten.

Eerst vragen (10 à 15 min.)

Nodig de deelnemers uit om vragen te stellen. De bedoeling is om meer te weten te komen of verduidelijking te vragen. Vermijd suggestieve vragen en “vermomde” feedback zoals bijvoorbeeld “Vind je niet dat die stakeholder in die andere cluster beter thuishoort” = feedback want de vraagsteller suggereert dat hij het beter zou vinden.

Als je oprecht wil weten waarom het groepje deze stakeholder daar geplaatst heeft kan je eenvoudigweg vragen “Waarom heb je die stakeholder daar geplaatst?”

Dan feedback (10 à 15 min. Afhankelijk van aantal groepjes en deelnemers).

Nodig de deelnemers uit om feedback te geven. Vraag om in de “ik vorm” te spreken en hun feedback toe te lichten. Bijvoorbeeld “Ik vind die stakeholder niet zo belangrijk als jij omdat die in het aankoopproces geen stem heeft. Ik weet dit omdat ik elke dag nauw met hen samenwerk en dat al meermaals geobserveerd heb.

Optioneel: breng alles samen in één gezamenlijke ecosysteemkaart. Je kan dit overwegen voor een workshop met beperkt aantal deelnemers en slechts 2 tot 3 groepjes. Vanaf meer dan 3 groepjes wordt dit vaak te complex (vooral met de relaties moeten dan vaak aangevuld of hertekend worden).

Timing: 5 min.

Benoem een aantal werkpunten of opportuniteiten die voor jou persoonlijk belangrijk zijn (individueel).

Wat zou voor jou de gewenste situatie zijn? Wat weerhoud je ervan (of jouw organisatie) om dit te veranderen? Welk voorstel kan je zelf formuleren om dit aan te pakken?

Timing: 10 min.

Vraag na of er deelnemers zijn die nog iets uit hun reflectie willen delen. Debateer hier eventueel nog over en verzamel ten slotte alle reflecties.

Proficiat! Jullie hebt nu het ecosysteem van de organisatie in kaart gebracht en waarschijnlijk een aantal factoren ontdekt die de werking van het ecosysteem in functie van digitale transformatie beïnvloeden. Om innovatie- of verbeteringskansen te ontdekken, moet je namelijk het grotere plaatje zien. Het managementteam kan nu met dit plaatje en de suggesties aan de slag. Het team kan acties opstellen, prioriteiten stellen, etc.